En los tiempos que corren, es más habitual de lo que sería conveniente ver como las personas pasan de una empresa a otra, ya sea por motivos personales, por falta de valoración profesional en la actual empresa, por ascensos, por cierre de la empresa actual, etc., algo que hemos visto como durante los años de la crisis ha ido aumentando y donde se han vivido épocas de mucha movilidad.

Realizar un cambio de este tipo siempre es algo que asusta al principio, todo es nuevo, desde los compañeros hasta la tecnología, por lo que hoy vamos a darte una serie de consejos para hacerte más llevadero el cambio de empresa, consejos, por supuesto, tecnológicos.

Correo electrónico

El primer punto de la lista trata sobre una de las herramientas más empleadas en el mundo laboral de hoy en día, el correo electrónico, por lo que en este sentido, es importante que tengas en cuenta que:

• Configura lo antes posible tu nueva cuenta corporativa, ya que seguro que hay correos que te están esperando desde el primer día.
• Localiza la libreta de direcciones de tus compañeros de empresa, algo que posiblemente esté incluido dentro de Outlook y que sin duda necesitarás.
• Crea un directorio de carpeta apropiado desde el primer día, ya que de no hacerlo así y no empezar con la organización desde el primer día, pasado un tiempo tu correo puede ser un caos.
• Valora la necesidad o no de tener carpetas PST, especialmente si el tamaño de tu buzón de correo es pequeño, ya que si cuentas con espacio de sobra, este punto no será necesario.
• Importa o ten a mano tus antiguos contactos, ya sean proveedores, compañeros, antiguos jefes, etc., nunca se sabe cuanto tendrás que recurrir a ellos.
• Crea tu firma, donde por lo general se mostrará tu nombre, apellidos, email, teléfono, puesto, logo corporativo, etc.
• Configura tu cuenta de email en el smartphone de la empresa, especialmente si prevés estar tiempo fuera de tu espacio de trabajo habitual.

Servidor de ficheros

Una vez que tienes el correo listo vamos a ver el segundo punto, el cual hace referencia a los datos que se comparten en la empresa y que por lo general están alojados en un servidor de ficheros.

• Localiza el servidor de ficheros, prueba que tienes conectividad y que accedes a él desde todos los puntos de la empresa, por ejemplo, por cable y por WiFi.
• Crea un acceso directo o mapea la unidad del servidor, ya que será habitual que tengas que acceder a él y ganarás tiempo si lo tienes a mano.
• Comprueba que tienes los permisos necesarios en todas las rutas que consideres, tanto de lectura como de escritura.
• Revisa qué tipo de información puedes encontrar ahí y de qué forma está organizado.

Organización de datos

Ahora que ya tienes acceso al servidor de ficheros, posiblemente no todo se trabaje desde red y posiblemente terminarás guardando datos en tu propio equipo, por lo que la organización de estos es importante desde el primer día.

• Crea una estructura de directorios fácil, lógica y que sea para siempre, así podrás tener organizados todos tus datos desde el primer día y evitarás que tras unos meses no consigas encontrar nada.
• Usa alguna regla que resulte sencillo memorizar o localizar datos, por ejemplo, poner a cada directorio un número delante del nombre para que se ordenen siempre de la misma forma 01. Documentos, 02. Accesos, 03. Software, etc.
• Infórmate de la política de la empresa en relación a los datos, ya que podría ser que no permitan almacenar cierto tipo de fichero confidencial o similares en los equipos de forma individual.

Instalación de aplicaciones

Ahora ya tienes el correo listo y has accedido a los datos necesarios, por lo que es importante que te hagas con todo el software que necesitarás para tu día a día.

• Infórmate sobre las aplicaciones corporativas que se emplean, y si estas son instalables, portables, virtuales, y de más.
• Instala, accede o configura las que vayas a necesitar, y en caso de duda, siempre es mejor tener más software instalado aunque termines por no usarlo, si es así, ya lo eliminarás más adelante.
• Crea accesos directos a las aplicaciones más habituales, independientemente del tipo de aplicación que sea, un acceso directorio siempre ayudará. En el caso de las aplicaciones virtuales o que se accedan por web, puedes agregarlas a favoritos y tenerlas siempre a mano.
• Conoce si el servicio técnico cuenta con herramientas de control remoto tales como TeamViewer, un software muy empleado y que reduce el tiempo de actuación de los técnicos de forma drastica. Si es así, instala y configura este software.

Copias de seguridad

Llegados a este punto, tu nuevo equipo ya está listo para las duras jornadas laborales, por lo que empieza con las copias de seguridad antes de que sea demasiado tarde.

• Crea un punto de restauración como primer punto crítico, de esta forma, ante una catástrofe siempre podrás recuperar el estado actual de tu máquina y no perderás todo el trabajo hecho hasta la fecha.
• Infórmate de cual es el método de backup corporativo, si se hace a través de la red local, a la nube, en discos duros externos, etc. No tengas miedo de preguntar al equipo técnico sobre esta cuestión, es algo que les agradará al mostrar tu interés por preservar la información de la mejor forma posible.
• Si el espacio disponible para backup es ajustado, filtra tus datos por prioridad y guarda solamente lo que de verdad es importante y no todo el contenido del equipo.
• Si la empresa hace copias de seguridad en la nube, infórmate del método de recuperación de los datos ya que si sabes como hacerlo, podrás acceder a tus datos desde cualquier punto del mundo donde tengas conexión a Internet, algo que podemos hacer, por ejemplo, con OneDrive de Microsoft.

Impresoras

Ya no quedan muchos por tratar, nuestro equipo está listo, tenemos los datos y aplicaciones necesarias y además estamos haciendo copias de seguridad, por lo que el último paso será analizar las impresoras disponibles.

• Echa un vistazo a tu alrededor a ver qué impresoras hay, si son multifunción, en color, de gran formato, etc.
• Analiza tus necesidades e instala la impresora que mejor te venga, en función del tipo de impresión que harás, del formato, de la frecuencia, de la cercanía, etc.

Varios

Y por último, vamos a dar unos consejos variados que no tienen tanto que ver con la parte tecnológica pero que seguro que te ayudarán.

• No pierdas la relación con tus antiguos compañeros, ellos han sido parte de tu vida durante mucho tiempo y cambiar de trabajo no debería ser un motivo para perder el contacto con ellos.
• Apóyate en el soporte técnico corporativo de tu nueva empresa, ellos estarán encantados de ayudarte en tus primeros pasos.
• Apóyate en amigos o en el soporte técnico de tu antigua empresa, ya que si tienes buena relación con ellos, estarán encantados de ayudarte a que empieces de la mejor forma posible en tu nueva vida.
• Disfruta de tu nueva aventura todo lo que puedas, no olvides que hay vida más allá del trabajo y que tienes que trabajar para vivir y no al revés. No te agobies en tus primeros días y piensa que todos hemos sido novatos alguna vez, es algo normal y natural y tus nuevos compañeros te ayudarán en todo momento.

Y hasta aquí los consejos que podemos darte, como ves, es importante que pongas una buena base tecnológica a tu nuevo proyecto y que te familiarices con el entorno lo antes posible, por lo que solo nos queda desearte mucha suerte y que este cambio sea para muchos años.